In meinem letzten Artikel habe ich ein Plädoyer für Pausen geschrieben. Besonders wenn du zu Prokrastination neigst, sind bewusst gesetzte und schlau genutzte Pausen ein gutes Heilmittel. Denn Pausen helfen dir dabei, die Zeit dazwischen für das zu nutzen, das dich deinem Ziel näher bringt.

Nur wann ist es
überhaupt sinnvoll, eine Pause zu machen?

Wie immer, kommt
es darauf an und ist es eine Frage, deiner persönlichen Vorlieben und
Bedürfnisse.

Eine Zeitmanagementmethode
gibt es jedoch, die sich auf viele verschiedene Bedürfnisse und Aktivitäten
anwenden lässt: Das Time-Boxing.

Das Prinzip

Wie der Name
schon sagt, teilst du die dir für ein Projekt verfügbare Zeit in mehrere Häppchen
bzw. „Boxes“ ein. Je nach Philosophie variiert die Dauer von 25 Minuten bis 2
Stunden.

Was genau ist „verfügbare
Zeit“?

Entweder du hast
eine externe Frist für eine Aufgabe, dann ist die verfügbare Zeit die Anzahl
der Tage/Stunden bis zur Frist (nicht verhandelbar) abzüglich der Tage/Stunden,
die du für andere Aufgaben brauchst (möglicherweise verhandelbar).

Oder du setzt dir selbst eine Frist. Wenn du den gesamten Zeitumfang eines Projekts nicht einschätzen kannst, wirst du dich langsam mit kleineren Aufgabenpaketen herantasten. Es macht Sinn, die Zeit möglichst knapp zu planen. So sorgst du dafür, dass du wirklich effizient bist. Für den Feinschliff kannst du dir am Ende noch extra Zeithäppchen einplanen. Gehe hier nach dem Prinzip „Done is better than perfect“ vor!

Eine bekannte Spielart
des Time-Boxing: Pomodoro

Bei der Pomodoro-Methode
werden Arbeitspakete in 25-Minuten-Blöcke eingeteilt. Angenommen, deine Arbeitsziele
für den Tag sind:

  • Ein Teilkapitel
    für die Masterarbeit schreiben
  • 3
    wichtige E-Mails beantworten
  • 10 Powerpoint
    Slides für einen Vortrag erstellen

Dann überlegst du
als nächstes wieviele 25-Minuten-Blöcke es braucht, damit du die Ziele erreichst.
Arbeite immer ergebnisorientiert. Es ist einfacher, einen Text zu verbessern,
wenn er geschrieben ist. Gleiches gilt für visuelle Präsentationen (und viele
andere Arbeitsergebnisse).

Ganz wichtig: nach jedem 25-Minuten-Block machst du 5 Minuten Pause. Nach 4 Blöcken machst du 30 Minuten Pause. Es ist essentiell, dass du die Pausenzeiten einhältst. Denn so bleibt dein Hirn länger leistungsfähig und hast du letztlich auch mehr Freude an der Aufgabe. Wie du die Pausen am besten nutzen kannst, erfährst du hier.

Eine andere
Variante des Time-Boxing ist als 60-60-30 bekannt. Die 60 steht für 55 Minuten
hoch konzentrierte Arbeit und 5 Minuten Pause und die 30 für eine längere
Pause.

Das Time-Boxing lässt sich auch auf längere Zeitabschnitte übertragen. Mindestens ein Tag pro Woche sollte komplette Pause sein von allen Arbeitsaufgaben. Die Erholung und Entspannung (oder auch Anregung abseits von Arbeit) ist wesentlich, um langfristig Freude an deinen Arbeits-/Uniaufgaben zu haben und macht dich außerdem produktiver.

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